Hiểu về quy trình kinh doanh
1. Quy trình kinh doanh là gì?
Quy trình kinh doanh (Business Process) là một chuỗi các hoạt động hoặc công việc có liên kết với nhau, được thực hiện theo một trình tự nhất định để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc tổ chức.
➡️ Hiểu đơn giản: Quy trình kinh doanh là cách mà một công ty thực hiện công việc để đạt được mục tiêu (ví dụ: bán hàng, chăm sóc khách hàng, xử lý đơn hàng,...).
2. Tại sao cần hiểu về quy trình kinh doanh?
Đối với Nhà phân tích kinh doanh (BA), việc hiểu rõ quy trình kinh doanh giúp:
Hiểu đúng vấn đề của doanh nghiệp.
Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của quy trình hiện tại.
Xác định các cơ hội để cải tiến.
Đề xuất giải pháp tối ưu, phù hợp với thực tế.
Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan (không hiểu quy trình sẽ không biết khách hàng thực sự cần gì).
3. Các thành phần cơ bản của quy trình kinh doanh
Thành phần
Giải thích
Ví dụ thực tế
Mục tiêu (Goal)
Kết quả cuối cùng mà quy trình muốn đạt được
Hoàn thành đơn hàng cho khách hàng
Đầu vào (Input)
Các tài nguyên, thông tin cần thiết để bắt đầu quy trình
Yêu cầu đặt hàng từ khách hàng
Hoạt động (Activities)
Các bước, công việc phải thực hiện theo thứ tự
Kiểm tra kho, xử lý đơn, giao hàng
Đầu ra (Output)
Kết quả đạt được sau khi hoàn thành quy trình
Hàng được giao, hóa đơn
Người tham gia (Actors)
Những người/nhóm tham gia thực hiện các bước trong quy trình
Nhân viên bán hàng, kho, giao nhận
Công cụ/Hệ thống (Tools)
Các phần mềm, hệ thống hỗ trợ
Phần mềm quản lý đơn hàng, ERP
4. Các loại quy trình kinh doanh phổ biến
Loại quy trình
Mô tả
Ví dụ
Quy trình cốt lõi (Core Process)
Quy trình chính tạo ra giá trị cho khách hàng
Bán hàng, sản xuất sản phẩm
Quy trình hỗ trợ (Support Process)
Hỗ trợ hoạt động chính
Nhân sự, kế toán, IT support
Quy trình quản lý (Management Process)
Quản lý, điều phối các hoạt động khác
Lập kế hoạch chiến lược, quản trị rủi ro
5. Ví dụ về một quy trình kinh doanh đơn giản: "Xử lý đơn hàng"
plaintextCopyEditBước 1: Nhận đơn hàng từ khách hàng
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Bước 3: Xác nhận đơn hàng và gửi hóa đơn
Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa
Bước 5: Giao hàng cho khách
Bước 6: Xác nhận giao hàng hoàn tất📌 Đầu vào: Thông tin đơn hàng từ khách hàng. 📌 Đầu ra: Sản phẩm được giao tới khách, hóa đơn thanh toán. 📌 Người tham gia: Bộ phận bán hàng, kho, giao nhận. 📌 Công cụ: Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), ERP.
6. Quy trình kinh doanh và vai trò của Business Analyst
Vai trò của BA
Giải thích
Khảo sát và thu thập thông tin
Tìm hiểu cách vận hành quy trình hiện tại
Phân tích quy trình hiện tại (As-is)
Xác định điểm mạnh/yếu, những vấn đề đang tồn tại
Đề xuất quy trình tương lai (To-be)
Thiết kế quy trình mới hiệu quả hơn
Vẽ mô hình quy trình (Process Model)
Diễn đạt quy trình dưới dạng sơ đồ dễ hiểu
Làm việc với các bên liên quan
Trao đổi với nhân viên, quản lý để hiểu rõ nghiệp vụ
7. Công cụ mô hình hóa quy trình kinh doanh
Tên công cụ
Mục đích sử dụng
Microsoft Visio
Vẽ sơ đồ quy trình nghiệp vụ (Flowchart, BPMN)
Lucidchart
Vẽ sơ đồ trực tuyến, cộng tác nhóm
Bizagi Modeler
Vẽ quy trình theo chuẩn BPMN
Draw.io (diagrams.net)
Công cụ vẽ sơ đồ miễn phí, đơn giản
8. Tóm tắt lợi ích khi hiểu rõ quy trình kinh doanh
✅ Giúp BA nắm đúng nhu cầu nghiệp vụ.
✅ Hỗ trợ đề xuất các giải pháp phù hợp, tiết kiệm chi phí.
✅ Giúp các bộ phận khác nhau cùng hiểu và hợp tác hiệu quả.
✅ Tăng hiệu suất và chất lượng dự án.
🌟 Kết luận:
👉 Hiểu quy trình kinh doanh là nền tảng quan trọng để BA có thể làm việc hiệu quả. 👉 BA không chỉ hiểu hệ thống CNTT mà còn cần hiểu rõ quy trình nghiệp vụ mà hệ thống phục vụ
Last updated