Xác định mục tiêu và mục đích của dự án

1. Khái niệm về Mục tiêu và Mục đích của Dự án

Thuật ngữ	Định nghĩa
Mục đích (Purpose)	Lý do chính để thực hiện dự án, giải quyết vấn đề gì, tại sao cần thực hiện dự án này.
Mục tiêu (Objectives)	Kết quả cụ thể, đo lường được mà dự án cần đạt được để hoàn thành đúng mục đích đề ra.

🔑 Mục đích là "Tại sao làm", còn Mục tiêu là "Làm cái gì để đạt được mục đích đó".

---

2. Vai trò của việc xác định mục tiêu và mục đích trong dự án

Vai trò	Ý nghĩa
Định hướng cho toàn bộ dự án	Biết rõ cần làm gì và tại sao làm điều đó.
Cơ sở để ra quyết định	Giúp ban quản lý, BA, khách hàng đồng thuận về kết quả mong muốn.
Đo lường hiệu quả dự án	Có tiêu chí đánh giá dự án thành công hay thất bại.
Giao tiếp và truyền thông	Truyền đạt rõ ràng cho tất cả các bên liên quan.

---

3. Cách xác định Mục đích của Dự án (Purpose)

Các câu hỏi giúp xác định Mục đích:

• Vấn đề chính mà doanh nghiệp đang đối mặt là gì?

• Lý do tại sao cần thực hiện dự án?

• Dự án sẽ mang lại giá trị gì cho tổ chức/khách hàng?

Ví dụ:

Dự án: Xây dựng hệ thống quản lý khách hàng (CRM) Mục đích:

• Tăng cường khả năng quản lý và chăm sóc khách hàng.

• Giúp doanh nghiệp hiểu rõ và phục vụ khách hàng tốt hơn.

• Tăng doanh số bán hàng thông qua việc cá nhân hóa dịch vụ.

---

4. Cách xác định Mục tiêu của Dự án (Objectives)

Nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu:

Yếu tố	Mô tả
Specific	Cụ thể, rõ ràng.
Measurable	Đo lường được (số liệu cụ thể).
Achievable	Có thể đạt được.
Relevant	Liên quan tới mục đích dự án.
Time-bound	Có thời hạn hoàn thành.

Ví dụ:

Mục tiêu của dự án CRM:

• Hoàn thành hệ thống CRM trước 31/12/2025.

• Lưu trữ và quản lý thông tin của 100% khách hàng hiện tại.

• Tự động hóa ít nhất 80% quy trình chăm sóc khách hàng.

• Giảm thời gian xử lý yêu cầu khách hàng xuống còn < 4 giờ.

---

5. Quy trình xác định Mục tiêu và Mục đích dự án (Dành cho BA)

Bước	Hoạt động cụ thể
1. Phân tích vấn đề	Thu thập thông tin, phỏng vấn các bên liên quan (stakeholders).
2. Xác định nhu cầu	Xác định rõ vấn đề doanh nghiệp cần giải quyết.
3. Định nghĩa Mục đích	Mô tả mục đích cao nhất của dự án.
4. Xác định Mục tiêu SMART	Viết các mục tiêu theo nguyên tắc SMART.
5. Thống nhất với các bên liên quan	Xác nhận, đồng thuận mục tiêu, mục đích.

---

6. Ví dụ tổng hợp về Mục tiêu & Mục đích Dự án

Dự án: Triển khai hệ thống bán hàng trực tuyến cho công ty A

Mục đích (Purpose)	Mục tiêu (Objectives)
- Tăng doanh số bán hàng qua kênh online.	- Xây dựng xong website thương mại điện tử trước 30/09/2025.
- Tiếp cận khách hàng ở xa, mở rộng thị trường.	- Đạt ít nhất 5.000 đơn hàng/tháng trong 6 tháng đầu.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng khi mua sắm.	- Tích hợp cổng thanh toán online, giao hàng tự động trước 31/08/2025.
- Giảm chi phí vận hành hệ thống bán hàng truyền thống.	- Giảm chi phí bán hàng ít nhất 20% trong năm đầu vận hành.

---

7. Kết luận

🎯 Xác định rõ mục đích và mục tiêu giúp:

• Đảm bảo dự án đúng hướng, giải quyết đúng vấn đề.

• Giúp BA và team phát triển hiểu rõ kỳ vọng của khách hàng.

• Đo lường thành công của dự án một cách chính xác.

---

✅ Thông điệp quan trọng cho BA

"Mục đích rõ ràng là kim chỉ nam cho thành công của mọi dự án."