Phân tích các bên liên quan

1. Bên liên quan (Stakeholder) là gì?

Bên liên quan là cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có:

• Liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến dự án, sản phẩm, dịch vụ.

• Ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi kết quả, quyết định của dự án.

📌 Ví dụ:

• Khách hàng sử dụng sản phẩm.

• Quản lý dự án (PM) theo dõi tiến độ, chi phí.

• Nhà phát triển phần mềm (Developer) triển khai giải pháp.

• Nhà cung cấp, đối tác bên ngoài cung cấp dịch vụ hỗ trợ.

---

2. Tại sao cần phân tích các bên liên quan?

Lý do	Giải thích
Hiểu rõ yêu cầu, mong đợi	Mỗi bên có những nhu cầu, kỳ vọng khác nhau.
Xác định vai trò, trách nhiệm	Biết ai là người ra quyết định, ai hỗ trợ, ai chịu trách nhiệm.
Quản lý xung đột	Giúp nhận diện sớm các mâu thuẫn lợi ích giữa các bên.
Giao tiếp hiệu quả	Biết cách tiếp cận và trao đổi phù hợp với từng nhóm.
Đảm bảo thành công cho dự án	Mọi yêu cầu đều được thu thập và quản lý đúng cách.

---

3. Các bước phân tích bên liên quan

Bước 1: Xác định các bên liên quan

• Liệt kê tất cả các cá nhân, nhóm, tổ chức có liên quan.

• Xác định bên trong (internal) và bên ngoài (external).

Bước 2: Phân loại các bên liên quan theo vai trò

Vai trò	Giải thích	Ví dụ
Người ra quyết định (Decision Maker)	Quyết định chính thức về yêu cầu và giải pháp	Ban giám đốc, khách hàng chính
Người sử dụng (User)	Trực tiếp sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ	Nhân viên bán hàng, khách hàng cuối
Nhà phát triển (Developer)	Xây dựng và triển khai giải pháp	Đội IT, kỹ sư phần mềm
Người kiểm thử (Tester)	Kiểm thử và đánh giá giải pháp	QA, kiểm thử viên
Bộ phận hỗ trợ (Support)	Hỗ trợ vận hành, bảo trì	IT Helpdesk, bộ phận bảo trì hệ thống
Bên liên quan pháp lý, an toàn (Compliance)	Giám sát tuân thủ luật, quy định	Bộ phận pháp chế, bảo mật thông tin

Bước 3: Đánh giá mức độ ảnh hưởng và quan tâm

• Ai có ảnh hưởng cao/thấp?

• Ai quan tâm nhiều/ít đến dự án?

Ví dụ biểu đồ phân tích:

lessCopyEdit                      Mức độ ảnh hưởng
                         ↑
                         |
                 ┌───────┬────────┐
                 │       │        │
                 │ Cao   │ Cao    │
                 │ Quan  │ Không  │
Quan tâm nhiều ──┤ tâm   │ quan   │
                 │ nhiều │ tâm    │
                 │       │ nhiều  │
                 └───────┴────────┘
                      ↓
                   Quan tâm thấp

Bước 4: Xác định chiến lược quản lý

Nhóm	Chiến lược
Ảnh hưởng cao, quan tâm cao	Cần tham gia thường xuyên, tham khảo ý kiến liên tục.
Ảnh hưởng cao, quan tâm thấp	Giữ họ được cập nhật, thông báo đầy đủ.
Ảnh hưởng thấp, quan tâm cao	Lắng nghe ý kiến, trả lời câu hỏi khi cần.
Ảnh hưởng thấp, quan tâm thấp	Giám sát, liên hệ khi cần thiết.

---

4. Công cụ hỗ trợ phân tích các bên liên quan

Công cụ	Mô tả
Stakeholder Matrix (Ma trận 2x2)	Đánh giá theo "ảnh hưởng" và "quan tâm".
Stakeholder Map	Sơ đồ hóa các mối quan hệ giữa các bên.
RACI Matrix	Xác định ai là người Chịu trách nhiệm (Responsible), Phê duyệt (Accountable), Tham khảo (Consulted), Thông báo (Informed).

---

5. Ví dụ phân tích bên liên quan cho dự án phần mềm bán hàng

Tên bên liên quan	Vai trò	Mức độ ảnh hưởng	Mức độ quan tâm	Chiến lược quản lý
CEO	Người ra quyết định	Cao	Trung bình	Báo cáo tiến độ định kỳ, cập nhật vấn đề lớn.
Nhân viên bán hàng	Người dùng chính	Trung bình	Cao	Thu thập yêu cầu chi tiết, kiểm thử UAT.
IT Developer	Nhà phát triển	Cao	Trung bình	Trao đổi thường xuyên về yêu cầu kỹ thuật.
Khách hàng cuối	Người hưởng lợi cuối cùng	Trung bình	Cao	Phỏng vấn, khảo sát lấy feedback.
Bộ phận kế toán	Liên quan về thanh toán	Thấp	Trung bình	Tham khảo khi cần về quy trình hóa đơn.
QA (Kiểm thử)	Đánh giá chất lượng	Trung bình	Trung bình	Cung cấp yêu cầu kiểm thử, test case.

---

6. Kết luận

✅ Phân tích các bên liên quan giúp:

• Hiểu đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ.

• Giảm thiểu rủi ro phát sinh xung đột lợi ích.

• Đảm bảo mọi góc độ, nhu cầu đều được xem xét.

---

🔑 Ghi nhớ:

• "Không hiểu các bên liên quan, sẽ không hiểu đúng vấn đề!"

• Phân tích stakeholder là bước nền tảng khi khởi động bất kỳ dự án nào