Kỹ thuật phân tích hệ thống
1. Khái niệm Phân tích hệ thống là gì?
Phân tích hệ thống (System Analysis) là quá trình nghiên cứu, đánh giá và mô tả chi tiết các thành phần của hệ thống, nhằm hiểu rõ cách thức hoạt động, xác định vấn đề, và đề xuất giải pháp cải tiến.
Đây là kỹ năng cốt lõi của Business Analyst (BA) khi tham gia vào các dự án CNTT, số hóa, cải tiến quy trình.
📌 Mục tiêu của phân tích hệ thống:
Hiểu rõ hệ thống hiện tại (As-is), xác định yêu cầu hệ thống tương lai (To-be), và đề xuất giải pháp phù hợp.
2. Vai trò của phân tích hệ thống trong doanh nghiệp
Vai trò
Ý nghĩa
Hiểu hệ thống hiện tại
Biết hệ thống đang vận hành thế nào, ai liên quan.
Xác định vấn đề, lỗ hổng
Phát hiện điểm nghẽn, lỗi, mâu thuẫn quy trình.
Thu thập và phân tích yêu cầu nghiệp vụ
Hiểu mong muốn, kỳ vọng từ các bên liên quan.
Đề xuất cải tiến, giải pháp
Đưa ra phương án hiệu quả, khả thi.
Làm rõ phạm vi, mục tiêu dự án
Giúp dự án phát triển đúng định hướng.
3. Các kỹ thuật phân tích hệ thống phổ biến
Tên kỹ thuật
Mục đích sử dụng
Phân tích quy trình (Process Analysis)
Hiểu chi tiết các bước thực hiện trong hệ thống.
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)
Xác định luồng dữ liệu giữa các thành phần hệ thống.
Sơ đồ Use Case
Mô tả cách người dùng tương tác với hệ thống.
Mô hình thực thể - quan hệ (ERD - Entity Relationship Diagram)
Phân tích cấu trúc dữ liệu và mối quan hệ.
Ma trận phân tích các bên liên quan
Xác định vai trò, ảnh hưởng của các bên liên quan.
Bản đồ hệ thống (System Map)
Tổng quan các thành phần, mối quan hệ hệ thống.
Mô hình hoạt động (Activity Diagram)
Diễn giải chi tiết luồng công việc.
Bảng phân tích SWOT
Phân tích điểm mạnh, yếu, cơ hội, thách thức hệ thống.
Phân tích yêu cầu (Requirement Analysis)
Xác định yêu cầu chức năng và phi chức năng.
4. Giải thích chi tiết một số kỹ thuật quan trọng
4.1. Phân tích quy trình (Process Analysis)
Mục tiêu: Hiểu rõ các bước nghiệp vụ, xác định điểm tắc nghẽn.
Công cụ hỗ trợ: BPMN (Business Process Model and Notation), Flowchart.
Ứng dụng:
Vẽ sơ đồ quy trình "As-is" để hiểu hiện trạng.
Đề xuất quy trình "To-be" cho cải tiến.
4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Mục tiêu: Hiểu dữ liệu di chuyển giữa các thành phần trong hệ thống.
Cấp độ:
Level 0: Tổng quan hệ thống.
Level 1, 2,...: Chi tiết hóa từng phần.
Lợi ích: Rõ ràng cách dữ liệu được thu thập, xử lý, phân phối.
4.3. Sơ đồ Use Case
Mục tiêu: Hiểu các chức năng hệ thống phục vụ người dùng.
Cấu phần:
Actor (Người dùng hoặc hệ thống liên kết).
Use Case (Chức năng hệ thống).
Lợi ích: Định nghĩa rõ yêu cầu chức năng.
4.4. Mô hình thực thể - quan hệ (ERD)
Mục tiêu: Xác định dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể (bảng dữ liệu).
Thành phần chính:
Entity: Thực thể (ví dụ: Khách hàng, Đơn hàng).
Relationship: Mối quan hệ giữa các thực thể.
Attribute: Thuộc tính của thực thể.
Ứng dụng: Thiết kế cơ sở dữ liệu hiệu quả.
4.5. Bản đồ hệ thống (System Map)
Mục tiêu: Vẽ bức tranh tổng thể hệ thống, các thành phần lớn.
Lợi ích: Hiểu hệ thống dưới dạng "bản đồ" dễ hình dung.
5. Quy trình phân tích hệ thống hiệu quả (theo chuẩn BA)
Bước
Nội dung
B1. Khảo sát, thu thập thông tin
Phỏng vấn, họp nhóm, khảo sát các bên liên quan.
B2. Xác định phạm vi hệ thống
Làm rõ giới hạn, mục tiêu của hệ thống.
B3. Phân tích các quy trình, dữ liệu
Sử dụng DFD, BPMN, ERD để mô tả.
B4. Phát hiện vấn đề, yêu cầu cải tiến
Từ phân tích, nhận diện các điểm yếu, cơ hội.
B5. Đề xuất giải pháp
Đưa ra các phương án tối ưu, chi tiết yêu cầu.
B6. Tài liệu hóa và trình bày
Tạo tài liệu Business Requirement Document (BRD), System Analysis Document.
6. Ví dụ thực tế về phân tích hệ thống: Hệ thống Quản lý Khách hàng (CRM)
Bước phân tích
Ví dụ CRM
Input
Thông tin khách hàng mới, yêu cầu dịch vụ.
Process
Nhập liệu → Xác thực → Cập nhật hồ sơ → Phản hồi khách hàng.
Output
Dữ liệu khách hàng cập nhật, thông báo khách hàng.
Các bên liên quan (Stakeholders)
Bộ phận CSKH, Kinh doanh, IT.
Yêu cầu chính (Use Case)
Tạo mới, cập nhật, tìm kiếm khách hàng.
Dữ liệu (ERD)
Bảng Khách hàng, Lịch sử giao dịch, Liên hệ.
7. Kết luận
✅ Phân tích hệ thống là bước nền tảng giúp BA và doanh nghiệp hiểu rõ "cái gì đang vận hành", "đang sai ở đâu" và "cần cải thiện thế nào". ✅ Kỹ thuật phân tích hệ thống giúp nắm bắt bản chất vấn đề, từ đó đề xuất giải pháp hiệu quả và phù hợp thực tế. ✅ Sự kết hợp nhiều kỹ thuật (DFD, Use Case, ERD, BPMN) giúp BA đưa ra cái nhìn toàn diện, logic, dễ truyền đạt cho các bên liên quan.
🌟 Lưu ý quan trọng cho BA:
"Không chỉ vẽ sơ đồ đẹp mà phải phân tích để giải quyết được vấn đề cụ thể của doanh nghiệp."
Last updated